Proceso de gestión de Calidad

Entendemos como proceso de calidad el conjunto de actividades que se realizan para dar soporte a la mejora continua de un sistema de gestión ya sea o no bajo el paraguas de la norma ISO9001 o similar.

• Planificación del sistema
  
  • Fijación de objetivos
  • Lanzamiento de proyectos de mejora
  • Planificación de recursos humanos
  • Planificación de recursos materiales y de metrología
  • Planificación de auditorías
• Gestión:
  • Control de calidad
  • Selección de personal
  • Evaluación de personal
  • Formación del personal
  • Ejecución de proyectos y acciones de mejora.
  • Ejecución de auditorías.
  • Gestión de Incidencias: reclamaciones y no conformidades.
  • Calibración / verificación de elementos metrológicos.
• Seguimiento:
  • Seguimiento objetivos e indicadores
  • Seguimiento de proyectos y acciones de mejora.
  • Seguimiento del plan de formación
  • Seguimiento del plan de mantenimiento y metrología
  • Evaluación de la satisfacción del cliente
  • Evaluación de proveedores.
  • Evaluación de Riesgos y su gestión.
  • Revisión del sistema por la dirección
• Cambio del sistema:
  • Actualización y cambios en procesos.
  • Actualización del sistema documental.
  • Actualización y cambios en los recursos

En Acompalia hemos creado los siguientes módulos para dar cobertura a este proceso:

• Evaluación y Mejora: nos permite las actividades clave vinculada a un sistema de calidad: gestión de objetivos, gestión de auditorías, gestión de clientes y seguimiento de satisfacción, gestión de proveedores, su estado de homologación.
• Espacios de trabajo (opcional no empaquetado en el proceso): si vamos a gestionar los proyectos de mejora utilizando técnicas y procedimientos de gestión de proyectos.
• Gestión de Expedientes: para gestionar acciones de mejora, proyectos de mejora y gestión de las incidencias (No Conformidades, Reclamaciones, ...)
• Organización y Personas: para documentar la organización por procesos, para describir el organigrama y puestos de trabajo y para registrar la información relativa a personas y a gestión de su selección, formación y evaluación y sus vinculaciones a posiciones del organigrama y procesos.
• Mantenimiento y metrología: para gestionar las calibraciones, verificaciones y mantenimiento de las infraestructuras, elementos de medición, ...
• Gestión de riesgos: para gestionar todo el ciclo de riesgos del sistema.
• Gestión de protocolos: para gestionar el sistema documental y la base de datos de normativa que debemos tener en cuenta en nuestras actividades.

Ventajas de implantar su proceso de calidad en acompalia

• Disponemos de contenido para que sirva de punto de partida para su implantación. Consiga su certificación ISO9001 de forma sencilla, guiada y centrandose solamente en los aspectos que le aportan valor.
• Ahorro en Coste: empaquetamos todo lo necesario en un solo módulo de calidad para que tenga cubiertas las necesidades.
• Facilidad: Tenemos una utilidad diseñada y pensada para cada necesidad, para facilitar la implantación del sistema con un concepto de plantilla que nos guía para cubrir los aspectos clave de un sistema de calidad.
• Ponemos a su disposición paquetes de servicios a su medida para cubrir todo el ciclo de vida del sistema de calidad, desde su implantación, certificación, revisiones posteriores hasta el final del ciclo de vigencia de su certificado. Si quiere, a través de una tarifa plana, puede tener asegurados sus servicios durante los tres años de cada ciclo de vigencia de su certificado.
• Productividad: implante de nuevo su sistema o ya lo tenga implantado, cuente o no con servicios de consultoría que le ayuden, con nuestro sistema en la nube, consiga claros beneficios de productividad, de orden en la documentación y registros, y de facilidad para comunicar su sistema de gestión y justificar las actividades que deben desarrollarse.
• Integración: podemos integrar el sistema de forma coherente con otras normas de gestión ambiental, seguridad del personal, seguridad alimentaria, ...

Los recursos que empaquetamos en este proceso, y su funcionalidad:

Gestión de Objetivos	Configuración de un mapa específico para objetivos de calidad. Configuración de un grupo de objetivos de mejora y de un grupo de objetivos de seguimiento Seguimiento de los valores de los objetivos vinculados a indicadores y proyectos (si disponemos del módulo de espacios de trabajo)	Evaluación y Mejora
Proyectos de Mejora	Gestión de los proyectos de mejora como proyectos. Esta opción nos permite gestionar un proyecto con todos los detalles de gestión de proyectos y con las metodologías que decidamos adoptar: agile, cascada, ...	Espacios de Trabajo
	Podemos configurar una carpeta de Proyectos o de Gestión de Mejora y tratar cada proyecto como un expediente. Con esta opción llevamos a cabo un "libro de bitácora" de seguimiento del proyecto o acción de mejora y podemos coordinar actividades a través de las herramientas de workflow de expedientes.	Gestión de Expedientes
Planificación y Gestión de Recursos Humanos	Podemos definir un mapa de competencias de la empresa. Tenemos funciones para planificar selecciones y registrar los resultados de su ejecución. Disponemos de funciones para realizar el plan de formación, inscripción de personas en acciones formativas, informativas y de motivación, y realizar su evaluación. Se dispone de un módulo para registrar las evaluaciones del personal. En las fichas de las personas tenemos su vinculación a la descripción de su puesto de trabajo y toda la información vinculada las gestiones especificadas en los puntos anteriores.	Organización y Personas
Gestión de recursos materiales	Organización de fichas de los elementos materiales, de software o virtuales en carpetas para definir sus parámetros de gestión. Fichas de cada elemento con su identificación, especificaciones y ficha técnica si procede. Registros de actividades de mantenimiento sobre los mismos. Registro de actividades de calibración, verificación u otros con los correspondientes certificados que acreditan los resultados y seguimiento automático de caducidades.	Mantenimiento y metrología
Planificación y Gestión de auditorías	Definición de grupos de auditorías o planes de auditorías. Creación de las fichas de auditoría donde tenemos los datos de identificación, alcance, auditores participantes, estado de gestión (planificada, en curso, cerrada) y donde podemos adjuntar los informes de auditoría. Posibilidad de configurar plantillas de auditoría y realizar la auditoría con cuestionarios informatizados, disponiendo de un informe automatizado de la misma. No conformidades y recomendaciones vinculados a través del módulo de expedientes (*ver gestión de incidencias).	Evaluación y Mejora
Gestión de Incidencias, Reclamaciones y No Conformidades	Definimos una carpeta de gestión de incidencias. Conectamos uno de sus ejes con diferentes orígenes Auditorías: conectamos con la lista de auditorías del módulo de auditorías. Clientes: con la tabla de clientes. Podremos escoger un cliente para una reclamación Proveedores: con la tabla de proveedores. Podremos escoger proveedor para el caso de reclamaciones o incidencias con proveedores. Etc. Conectamos otro eje con la tabla de procesos: para poder asignar cualquier incidencia a un proceso. Definimos criterios de cualificación de la incidencia: No Conformidad Recomendación de auditoría Reclamación Definimos un cuadro de códigos de causas para poder clasificar mejor nuestros expedientes de incidencia al realizar análisis de causas. Por cada incidencia, abrimos expediente y realizamos su flujo de trabajo para: Su tratamiento: acciones para su resolución, análisis de causa raíz, ... Su Evaluación: evaluación, efectividad y acciones posteriores a realizar para mejora. Su cierre	Gestión de Expedientes
Gestión de la satisfacción del cliente	Creación de carpetas de clientes o agrupaciones de clientes donde tendremos una ficha básica. Definición de encuestas de satisfacción: básicamente abrimos registros con una serie de campos de criterio donde podremos registrar en forma de puntuaciones los resultados de: Encuestas que hayamos realizado. Entrevistas dirigidas realizadas por nuestro personal o por terceros. Podremos guardar los documentos que acrediten las puntuaciones en los registros de encuesta de cada cliente. Con esta información podremos realizar nuestros análisis, estadísticas y toma de decisiones.	Evaluación y Mejora
Evaluación de proveedores	Creación de carpetas de proveedores o grupos de proveedores, donde definimos los criterios de evaluación por cada uno de ellos. Tenemos fichas de proveedor donde podemos detallar toda su información o solamente su descripción. En su ficha podemos guardar los documentos o correos electrónicos de las comunicaciones de las sistemáticas de evaluación y resultados y detallamos su estado de homologación. Tenemos documentos de evaluación donde cargamos los documentos con los datos analizados para ello y puntuamos los aspectos definidos en su carpeta y su resultado.	Evaluación y Mejora
Gestión de Riesgos y Oportunidades	Cubrimos todo el ciclo de gestión de riesgos y oportunidades. Definimos una carpeta de riesgos con sus correspondientes ejes: normalmente proceso y establecemos las tablas de criterios de evaluación del riesgos y oportunidades, por probabilidad e impacto. También definimos los grupos de riesgos a evaluar. Mapa de riesgos: Por cada proceso, tendremos la identificación de peligros y oportunidades. Por cada peligro definimos acciones preventivas y plan de control que tenemos en curso para evaluar los riesgos de partida. Evaluación de riesgos: por cada peligro del Mapa, procedemos a evaluar su riesgo inicial, definir posibles actuaciones de mitigación o erradicación y el riesgo residual esperado. Generamos nuevos registros en cada evaluación. Una vez realizado el análisis de riesgos de la evaluación, procedemos a determinar qué acciones realizamos de las posibles y qué riesgos abordamos y lo registramos en la evaluación. Por cada decisión, podemos lanzar acciones de mejora en forma de Expedientes en el módulo de Gestión de Expedientes.	Gestión de Riesgos
Revisión del sistema por la dirección	En la definición de normas, definimos todos los apartados de la revisión del sistema. Abrimos una revisión del sistema y definimos sus datos de participación. Podemos adjuntar el acta en esta cabecera o bien, generar el detalle a partir de la plantilla de apartados. En el detalle, por cada apartado, tenemos un espacio para escribir las conclusiones sobre el mismo y para adjuntar la documentación que fundamenta este punto de la reunión. El conjunto de detalle constituye el acta de revisión del sistema, facilitando su tratamiento punto a punto y el control de no saltarnos ninguno de ellos.	Evaluación y Mejora
Sistema documental	Tenemos la posibilidad de documentar nuestra organización a través de fichas para: Organigrama Posiciones del organigrama o puestos de trabajo Mapa de procesos Fichas de proceso para desarrolar el mapa de proceso. Conceptos de gestión: descripción de registros / aplicaciones informáticas vinculados a proceso. Fichas de indicadores: realizamos definición. Los podemos vincular a objetivos y a procesos. Gestión de cambios: podemos controlar versiones, gestionar la revisión y aprobación de cambios en paquetes que engloban todos los elementos afectados por un cambio. Cada elemento tiene una pestaña de cumplimiento donde visualizamos, su relación con los requisitos de los mapas de cumplimiento de las diferentes normas. Los elementos vigentes se visualizan en el escritorio de los usuarios que ocupan los puestos de trabajo, que participan en el proceso o a los que se les haya distribuido de forma específica.	Organización y Personas
	Manual de cumplimiento: en la configuración de las normas, podemos detallar su estructura de requisitos, documentando como cumplimos cada punto de la norma y, relacionando, cada punto con los documentos del sistema documental y con los elementos de descripción de la organización para disponer de una visión global del cumplimiento de la norma en la empresa.	Evaluación y Mejora
	Definición de una carpeta de gestión del sistema para representar el Sistema Documental. En ella determinamos la estructura de documentos que vamos a definir (procedimientos, instrucciones, ...) y ejes de clasificación para poder estructurar la documentación (por ejemplo un eje por plantas y otro eje por ámbito: producción, compras, ...). Tenemos el concepto de documento, con su identificador, título y relaciones con otros documentos y sus lista de difusión. Cada documento tiene una pestaña de cumplimiento donde visualizamos, su relación con los requisitos de los mapas de cumplimiento de las diferentes normas. Tenemos todo el historial de versiones publicadas y borradores en curso. Disponemos de los correspondientes mecanismos de workflow de revisión y aprobación si procede o bien podemos publicar directamente los documentos. Los usuarios a los que se distribuye, reciben los correspondientes avisos de nueva versión de documento y se controla su visualización.	Gestión de Protocolos
	Carpetas de normativa: para diferenciar diferentes grupos de normas o grupos a los que se va a difundir para su consulta. Bases de datos de normativa: podemos identificarla, clasificarla por varios ejes, definir un abstract de la misma para visualizar rápidamente su alcance, el nivel de implantación que tenemos de la misma y su estado de vigencia. Podemos adjuntar la documentación relativa a la norma o bien utilizarla solo como un índice de referencia.	Gestión de Protocolos

 

 

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