Proceso de Gestión Energética

Entendemos como proceso de gestión energética el conjunto de actividades que se realizan para dar soporte a la mejora continua sobre la mayor eficiencia en los consumos energéticos, estemos o no el marco de ISO50001.

• Planificación del sistema
  
  • Fijación de objetivos energéticos.
  • Lanzamiento de proyectos de mejora energética.
  • Planificación de recursos humanos
  • Planificación de recursos materiales y de metrología
  • Planificación de auditorías
• Gestión:
  • Control y gestión de usos significativos de energía.
  • Formación del personal
  • Ejecución de proyectos y acciones de mejora de consumos energéticos.
  • Ejecución de auditorías energéticas.
  • Gestión de hallazgos, desviaciones y no conformidades del sistema.
  • Calibración / verificación de elementos metrológicos.
• Seguimiento:
  • Seguimiento objetivos energéticos e indicadores energéticos.
  • Seguimiento de proyectos y acciones de mejora energética.
  • Seguimiento del plan de formación y comunicación.
  • Seguimiento del plan de mantenimiento y metrología
  • Evaluación de los usos significativos de energía.
  • Evaluación de proveedores.
  • Evaluación de Riesgos y su gestión.
  • Revisión del sistema por la dirección
• Cambio del sistema:
  • Actualización y cambios en procesos.
  • Actualización del sistema documental.
  • Actualización y cambios en los recursos

En Acompalia hemos creado los siguientes módulos para dar cobertura a este proceso:

• Evaluación y Mejora: nos permite las actividades clave vinculada a un sistema de gestión energética: gestión de objetivos, gestión de auditorías, gestión de usos de la energía, gestión de proveedores, su estado de homologación desde el punto de vista de consumo energético.
• Espacios de trabajo (opcional no empaquetado en el proceso): si vamos a gestionar los proyectos de mejora utilizando técnicas y procedimientos de gestión de proyectos.
• Gestión de Expedientes: para gestionar acciones de mejora energética, proyectos de mejora ambiental y gestión de las incidencias (No Conformidades, Hallazgos, ...)
• Organización y Personas: para documentar la organización, para describir el organigrama y puestos de trabajo y para registrar la información relativa a personas y a gestión de formación y concienciación en los usos energéticos y la gestión energética.
• Mantenimiento y metrología: para gestionar las calibraciones, verificaciones y mantenimiento de las infraestructuras, elementos de medición relacionados con los diferentes usos de energía si procede.
• Gestión de riesgos: para gestionar todo el ciclo de riesgos del sistema de gestión de energía.
• Gestión de protocolos: para gestionar el sistema documental y la base de datos de normativa que debemos tener en cuenta en nuestras actividades.

Ventajas de implantar su proceso de gestión de la energía en  acompalia

• Disponemos de contenido para que sirva de punto de partida para su implantación. Consiga su certificación ISO50001 de forma sencilla, guiada y centrandose solamente en los aspectos que le aportan valor.
• Ahorro en Coste: empaquetamos todo lo necesario en un solo módulo de gestión energética para que tenga cubiertas las necesidades.
• Facilidad: Tenemos una utilidad diseñada y pensada para cada necesidad, para facilitar la implantación del sistema con un concepto de plantilla que nos guía para cubrir los aspectos clave de un sistema de gestión energética.
• Ponemos a su disposición paquetes de servicios a su medida para cubrir todo el ciclo de vida del sistema de gestión energético, desde su implantación, certificación, revisiones posteriores hasta el final del ciclo de vigencia de su certificado. Si quiere, a través de una tarifa plana, puede tener asegurados sus servicios durante los años de cada ciclo de vigencia de su certificado.
• Productividad: implante de nuevo su sistema o ya lo tenga implantado, cuente o no con servicios de consultoría que le ayuden, con nuestro sistema en la nube, consiga claros beneficios de productividad, de orden en la documentación y registros, y de facilidad para comunicar su sistema de gestión y justificar las actividades que deben desarrollarse.
• Integración: podemos integrar el sistema de forma coherente con otras normas de calidad, seguridad del personal, seguridad alimentaria, ...

Los recursos que empaquetamos en este proceso, y su funcionalidad:

Gestión de Objetivos energéticos	Configuración de un mapa específico para objetivos energéticos. Configuración de un grupo de objetivos de mejora y de un grupo de objetivos de seguimiento Seguimiento de los valores de los objetivos vinculados a indicadores de energía y proyectos (si disponemos del módulo de espacios de trabajo)	Evaluación y Mejora
Proyectos de Mejora energética	Gestión de los proyectos de mejora energética como proyectos. Esta opción nos permite gestionar un proyecto con todos los detalles de gestión de proyectos y con las metodologías que decidamos adoptar: agile, cascada, ...	Espacios de Trabajo
	Podemos configurar una carpeta de Proyectos o de Gestión de Mejora energética y tratar cada proyecto como un expediente. Con esta opción llevamos a cabo un "libro de bitácora" de seguimiento del proyecto  o acción de mejora ambiental y podemos coordinar actividades a través de las herramientas de workflow de expedientes.	Gestión de Expedientes
Planificación y Gestión de Recursos Humanos	Disponemos de funciones para realizar el plan de formación, inscripción de personas en acciones formativas, informativas y de motivación, y realizar su evaluación. En las fichas de las personas tenemos su vinculación a la descripción de su puesto de trabajo y toda la información vinculada las gestiones especificadas en los puntos anteriores.	Organización y Personas
Gestión de recursos materiales	Organización de fichas de los elementos materiales, de software o virtuales en carpetas para definir sus parámetros de gestión. Fichas de cada elemento con su identificación, especificaciones y ficha técnica si procede. Registros de actividades de mantenimiento sobre los mismos. Registro de actividades de calibración, verificación u otros con los correspondientes certificados que acreditan los resultados y seguimiento automático de caducidades.	Mantenimiento y metrología
Planificación y Gestión de auditorías	Definición de grupos de auditorías o planes de auditorías. Creación de las fichas de auditoría donde tenemos los datos de identificación, alcance, auditores participantes, estado de gestión (planificada, en curso, cerrada) y donde podemos adjuntar los informes de auditoría. Posibilidad de configurar plantillas de auditoría y realizar la auditoría con cuestionarios informatizados, disponiendo de un informe automatizado de la misma. No conformidades y recomendaciones vinculados a través del módulo de expedientes (*ver gestión de incidencias).	Evaluación y Mejora
Gestión de Hallazgos y No Conformidades	Definimos una carpeta de gestión de incidencias energéticas. Conectamos uno de sus ejes con diferentes orígenes Auditorías: conectamos con la lista de auditorías del módulo de auditorías. Proveedores: con la tabla de proveedores. Podremos escoger proveedor para el caso de reclamaciones o incidencias con proveedores. Etc. Conectamos otro eje con la tabla de usos significativos de energía: para poder asignar cualquier incidencia a un uso significativo de energía. Definimos criterios de cualificación de la incidencia: No Conformidad Recomendación de auditoría Hallazgo ... Definimos un cuadro de códigos de causas para poder clasificar mejor nuestros expedientes de incidencia al realizar análisis de causas. Por cada incidencia, abrimos expediente y realizamos su flujo de trabajo para: Su tratamiento: acciones para su resolución, análisis de causa raíz, ... Su Evaluación: evaluación, efectividad y acciones posteriores a realizar para mejora. Su cierre	Gestión de Expedientes
Gestión de Usos Significativos de Energía	Definición de grupos de energías con la definición de las variables de evaluación y criterios. El conjunto de los energías utilizadas. La evaluación de los usos para deducir su significancia. Por cada ítem de evaluación definimos indicadores para su control y actividades de control periódicas.	Evaluación y Mejora
Evaluación de proveedores	Creación de carpetas de proveedores o grupos de proveedores, donde definimos los criterios de evaluación por cada grupo de ellos desde el punto de vista energético. Diferenciaremos los proveedores de energía para evaluar los aspectos clave en sus compras. Tenemos fichas de proveedor donde podemos detallar toda su información o solamente su descripción. En su ficha podemos guardar los documentos o correos electrónicos de las comunicaciones de las sistemáticas de evaluación y resultados. Tenemos documentos de evaluación donde cargamos los documentos con los datos analizados para ello y puntuamos los aspectos definidos en su carpeta y su resultado.	Evaluación y Mejora
Gestión de Riesgos y Oportunidades	Cubrimos todo el ciclo de gestión de riesgos y oportunidades. Definimos una carpeta de riesgos con su correspondientes eje: usos significativos de energía y establecemos las tablas de criterios de evaluación del riesgos y oportunidades, por probabilidad e impacto. También definimos los grupos de riesgos a evaluar. Mapa de riesgos: Por cada uso significativo de energía, tendremos la identificación de peligros y oportunidades. Por cada peligro definimos acciones preventivas y plan de control que tenemos en curso para evaluar los riesgos de partida. Evaluación de riesgos: por cada peligro del Mapa, procedemos a evaluar su riesgo inicial, definir posibles actuaciones de mitigación o erradicación y el riesgo residual esperado. Generamos nuevos registros en cada evaluación. Una vez realizado el análisis de riesgos de la evaluación, procedemos a determinar qué acciones realizamos de las posibles y qué riesgos abordamos y lo registramos en la evaluación. Por cada decisión, podemos lanzar acciones de mejora en forma de Expedientes en el módulo de Gestión de Expedientes.	Gestión de Riesgos
Revisión del sistema por la dirección	En la definición de normas, definimos todos los apartados de la revisión del sistema. Abrimos una revisión del sistema y definimos sus datos de participación. Podemos adjuntar el acta en esta cabecera o bien, generar el detalle a partir de la plantilla de apartados. En el detalle, por cada apartado, tenemos un espacio para escribir las conclusiones sobre el mismo y para adjuntar la documentación que fundamenta este punto de la reunión. El conjunto de detalle constituye el acta de revisión del sistema, facilitando su tratamiento punto a punto y el control de no saltarnos ninguno de ellos.	Evaluación y Mejora
Sistema Documental	Manual de cumplimiento: en la configuración de las normas, podemos detallar su estructura de requisitos, documentando como cumplimos cada punto de la norma y, relacionando, cada punto con los documentos del sistema documental y con los elementos de descripción de la organización para disponer de una visión global del cumplimiento de la norma en la empresa.	Evaluación y Mejora
	Definición de una carpeta de gestión del sistema para representar el Sistema Documental energético. En ella determinamos la estructura de documentos que vamos a definir (procedimientos, instrucciones, ...) y ejes de clasificación para poder estructurar la documentación (por ejemplo un eje por plantas y otro eje por ámbito: producción, compras, ...). Tenemos el concepto de documento, con su identificador, título y relaciones con otros documentos y sus lista de difusión. Cada documento tiene una pestaña de cumplimiento donde visualizamos, su relación con los requisitos de los mapas de cumplimiento de las diferentes normas. Tenemos todo el historial de versiones publicadas y borradores en curso. Disponemos de los correspondientes mecanismos de workflow de revisión y aprobación si procede o bien podemos publicar directamente los documentos. Los usuarios a los que se distribuye, reciben los correspondientes avisos de nueva versión de documento y se controla su visualización.	Gestión de Protocolos
	Carpetas de normativa: para diferenciar diferentes grupos de normas o grupos a los que se va a difundir para su consulta. Bases de datos de normativa: podemos identificarla, clasificarla por varios ejes, definir un abstract de la misma para visualizar rápidamente su alcance, el nivel de implantación que tenemos de la misma y su estado de vigencia. Podemos adjuntar la documentación relativa a la norma o bien utilizarla solo como un índice de referencia.	Gestión de Protocolos

 

 

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