Gestión de expedientes
Los expedientes son una aplicación de uso general que nos permite una coordinación entre miembros de la organización y personas externas que puedan participar para realizar una gestión. Su paradigma se basa en un expediente en cuyo anterior podemos tratar cualquier tipo de información, y sobre la cual, todos van realizando algún tipo de gestión, utilizando su contenido o completando el mismo.
Estructura de información del expediente:
- Cabecera: la cabecera del expediente nos permite conocer su propósito, su identificación y su estado de gestión, así como su cualificación. En esta cualificación tenemos:
- Tres campos definibles que nos permiten conexión con diferentes módulos: riesgos, clientes, proveedores, conceptos, proyectos, ....
- Campos de cualificación de la naturaleza del expediente, de gravedad y prioridad
- Campos de evaluación de la efectividad de la gestión vinculada al expediente.
- Contenido de la carpeta: el contenido de la carpeta puede ser en forma de documentos (cualquier tipo de archivo que podamos adjuntar), fotografías, comunicaciones realizadas a través de la plataforma tanto internas como externas, el seguimiento de las actividades asignadas a los participantes y las notas entre los gestores de sus diferentes estados de gestión.
Flujo de expedientes:
- Por un lado tenemos un flujo vinculado al estado de gestión del expediente. Este flujo puede ser configurado, su máximo número de pasos es el siguiente:
- Borrador: mientras un usuario está elaborando el expediente para poder iniciar una gestión.
- Pendiente de Gestión: el expediente pasa a manos de un gestor que se habrá determinado por configuración o por elección del usuario que ha iniciado el expediente.
- Pendiente de Evaluación: el expediente pasa a manos de un evaluador que determinará la efectividad con la que se ha resuelto la gestión.
- Pendiente de Cierre: el expediente pasa a manos de un responsable que revisa que esté toda la información cumplimentada correctamente y procede al cierre del expediente.
- Cerrado: histórico de expedientes.
- Por otro lado tenemos el flujo de trabajo de las acciones: estas acciones derivan de decisiones que toma el gestor, para resolver el expediente, el evaluador, para poder evaluar el expediente o el responsable del cierre para poder tomar su decisión de cierre. El flujo es el siguiente:
- Borrador: La acción está planificada.
- En curso: la acción ha sido enviada a su destinatario para que realice las correspondientes actuaciones.
- Pendiente Validación: el responsable de la acción ha contestado y el gestor, revisador o responsable de cierre, en función del estado de gestión del expediente, acceptarán o volverán a poner en curso con nuevos comentarios para que se complete la acción por parte de su responsable.
- Cerrado: cuando damos por buena la acción y su responsable asignado no deberá realizar más gestiones.
- Adicionalmente, durante el flujo, cualquier usuario autorizado al expediente (usuarios del flujo vinculado al estado de gestión o usuarios con acciones asignadas o usuarios requeridos con alguna petición de información) puede iniciar una petición de información, que puede ser interna o externa a un tercero de fuera de la organización.
- En caso de petición interna, el sistema envía la petición a su destinatario y le invita a participar contestando la petición a través de un sistema de gestión de mensajería de la propia plataforma.
- En caso de petición externa, se envía un correo electrónico al invitado externo, donde dispone de un link encriptado que permite el acceso temporal a una versión restringida del expediente para que pueda contestar a requerimientos, recibir información o rellenar algún formulario que tengamos adjunto.
Posibilidades de uso:
- Esta estructura de información nos permite realizar gestiones vinculadas a otros módulos de la plataforma: por ejemplo a partir de una decisión tomada en la gestión de riesgos, o a partir de una incidencia en un proyecto, ....
- El sistema de flujo nos permite recopilar información de forma libre (adjuntos, notas, fotografías) o de forma estructurada (a través de formularios vinculados a diferentes eventos del flujo vinculado al estado de gestión o a acciones o a comunicación externa.
- Ello confiere a esta módulo una funcionalidad transversal para toda la plataforma, constituyendo un módulo que potencia las funcionalidades del resto de módulos.
