Proceso de planificación estratégica

La planificación estratégica como proceso supone un ciclo recurrente de planificación:

• A largo plazo, por ejemplo, un horizonte de 4 años: Cada 4 años formularemos un nuevo PLAN ESTRATÉGICO.
• A corto plazo: cada ejercicio deberemos realizar una planificación detallada para el mismo en el marco el PLAN ESTRATÉGICO a 4 años.

En ambos casos, las actividades se agruparán en:

• Análisis interno y externo.
• Análisis DAFO y análisis estratégico.
• Planificación estratégica: definición de objetivos estratégicos a 4 años y para cada año o revisión de los objetivos del año en curso.
• Lanzamiento/ Revisión de iniciativas estratégicas, proyectos estratégicos y revisión de los anteriores.
• Seguimiento y toma de decisiones para su consecución.

Para ello, en acompalia, podemos utilizar los módulos de:

• Espacios de Trabajo: para llevar a cabo toda la gestión de construcción de la estrategia, comunicación y desarrollo de la misma y gestión de los proyectos derivados.
• Evaluación y Mejora: para el seguimiento de los objetivos.
• Gestión de Riesgos: (opcional no empaquetado en el proceso) para gestionar los riesgos de los proyectos estratégicos y para los objetivos.
• Gestión de Expedientes (opcional no empaquetado en el proceso) para coordinar acciones derivadas de riesgos, para resolución de incidencias o para coordinar ciertas tareas del proceso.

Ventajas de implantar su proceso de planificación estratégica en acompalia

• Ahorro en Coste: empaquetamos todo lo necesario en un solo módulo de planificación estratégica para que tenga cubiertas las necesidades.
• Facilidad: Tenemos una utilidad diseñada y pensada para cada necesidad, para facilitar la implantación del sistema con un concepto de plantilla que nos guía para cubrir los aspectos clave de un proceso de planificación estratégica.
• Ponemos a su disposición paquetes de servicios a su medida para cubrir todo el ciclo de vida de una planificación: su formulación estratégica inicial, la re planificación de cada ejercicio hasta una nueva formulación estratégica.
• Productividad: implante de nuevo su sistema o ya lo tenga implantado, cuente o no con servicios de consultoría que le ayuden, con nuestro sistema en la nube, consiga claros beneficios de productividad, de orden en la documentación y registros, y de facilidad para comunicar su estrategia y realizar su seguimiento.

Los recursos que empaquetamos en este proceso, y su funcionalidad:

 

Preparación del entorno de planificación estratégica	Configuramos una carpeta de espacios de trabajo para planificación estratégica. Configuramos un espacio de trabajo para cada ciclo de planificación a partir de la plantilla que ofrecemos. Configuramos las carpetas de documentación para el plan a largo y cada uno de los planes a corto plazo. Configuramos los diferentes equipos de trabajo que participarán en la planificación. Podemos reconfigurarlos a medida que avancemos en el proceso.	Espacios de Trabajo
	Definimos las carpetas de expedientes que vamos a utilizar si lo consideramos necesario: Para coordinar acciones con workflow para cubrir una actividad asignada a un miembro del equipo. Para gestionar las incidencias de proyectos derivados de la planificación estratégica. Para gestionar acciones contra los riesgos evaluados para los objetivos o para los proyectos derivados de la planificación estratégica.	Gestión de Expedientes
Definición de las actividades para desarrollar la planificación	Opción de emplear las actividades del espacio de trabajo: Podemos realizar una gestión más ágil, basada en modelo kanban o simplemente en grupos de tareas. Opción de emplear proyectos para la coordinación de las actividades de planificación estratégica: Tendremos las ventajas de la gestión de proyectos Nos exigirá mayor rigidez que el uso de la opción anterior, pudendo utilizar metodologías agile o waterfall según convenga. En cualquier caso asignaremos actividades a personas o equipos que podrán desarrollar e informar ya sea por sus medios o a través de expedientes vinculados. Partiremos de plantillas que nos ayudarán a realizar esta planificación.	Espacios de Trabajo
Documentación	Tendremos estructuras de carpetas para llevar a cabo la documentación. Utilizaremos las subcarpetas y los tipos de documentos como ejes de clasificación. El primero específico de la carpeta y el segundo transversal del espacio de trabajo. En los documentos tendremos un apartado para escribir y otro para adjuntar documentos. Podremos vincular los documentos a las actividades, ya sean de proyecto o del espacio de trabajo. Podremos visualizar el documento desde la carpeta o desde la actividad. Cada carpeta tendrá su seguridad según necesidades.	Espacios de Trabajo
Objetivos Estratégicos	Crearemos un mapa de objetivos para cada ciclo de planificación estratégica. Dentro del mapa especificaremos grupos de objetivos según necesidades. Por ejemplo en caso de utilizar BSC como técnica de planificación estratégica, cada grupo será una perspectiva del Balanced ScoreCard y cada objetivo uno de los objetivos del Mapa Estratégico. Por cada objetivo, crearemos su ficha de objetivo: Objetivos específicos: podremos vincular su seguimiento a indicadores y planificar para todo el período sus valores esperados. Posteriormente, para cada período también abriremos los valores parciales (por ejemplo mensuales o trimestrales) objetivo para su seguimiento. El seguimiento se realiza en la misma ficha del objetivo. Objetivos que constituyen una iniciativa estratégica a la cual hay que apoyar con proyectos: en este caso vinculamos los hitos principales de cada proyecto en el tiempo para su seguimiento posterior (previamente debemos abrir los proyectos estratégicos correspondientes aunque no esté detallada su planificación)	Gestión y Mejora
Proyectos Estratégicos	Podemos agruparlos por iniciativa estratégica a la que contribuyen. Configuramos sus agrupaciones de tareas dentro del proyecto dependiendo de la metodología empleada: En cascada: supondrán fases del proyecto. Agile: supondrán bloques de sprint para conseguir terminar un punto para la revisión. Crearemos y asignaremos las tareas a cada equipo o persona y procederemos a registrar su avance que veremos reflejado en el diagrama de Gantt. La documentación generada, se coleccionará en carpetas específicas del proyecto con su estructura de subcarpetas y tipos de documentos, vinculadas a proyecto o proyecto / actividad. Podremos llevar a cabo gestión de incidencias: que podremos conectar o no con el módulo de expediente. Podremos llevar a cabo gestión de riesgos del proyecto: a través del módulo de gestión de riesgos.	Espacios de Trabajo

Desde el punto de vista de los módulos propuestos, tenemos:

Espacios de trabajo

En los espacios de trabajo llevamos a cabo el núcleo de las gestiones. Para ello emplearemos los siguientes recursos:

• Tareas: tendremos un esquema básico de las tareas y sus asignaciones, ya sea a personas concretas o equipos, necesarias para coordinar toda la actividad. Estas tareas estarán asignadas a grupos según la agrupación de actividades definida: análisis externo, análisis interno, ....
• Documentación: en los documentos tendremos toda la información de soporte de la planificación estratégica La tendremos clasificada, fundamentalmente en dos ejes:
  • Carpeta / Subcarpeta: para definir una estructura de documentación similar a la de grupos de actividades.
  • Tipos de documentos: para detallar la tipología de documentación, por ejemplo: recopilación de datos, diagrama canvas, DAFO, mapa estratégico, .... Vincularemos los documentos a las tareas a través de las que se han gestionado.
• Proyectos: para los proyectos estratégicos lanzados. Estos proyectos se agruparán por ejemplo por el año de lanzamiento. Los proyectos tendrán su propia estructura de planificación por tareas, sus propias fases, equipos y responsables y estructura de carpetas. En este caso tendremos su propia estructura de carpetas / subcarpetas, por ejemplo por proyecto, por naturaleza de la documentación, ... y sus propios tipos de documentos, por ejemplo: documentación de soporte de proyectos, planos, evaluación de impacto en las iniciativas estratégicas, registros de seguimiento, ...

Evaluación y mejora

De este módulo utilizaremos la gestión de objetivos. Para ello crearemos un mapa de objetivos específico para el período y procederemos a crear sus correspondientes grupos de objetivos para que se correspondan, en caso de utilizar esta técnica, con las perspectivas del BSC: FINANCIEROS, MERCADO, ORGANIZACIÓN, PERSONAS o para cualquier otra agrupación de objetivos en caso de utilizar otras técnicas.

Dentro del mapa de objetivos, concretaremos cada objetivo con su ficha, sus responsables, en su grupo de objetivos según el Mapa estratégico y con el plan de seguimiento con fechas y método: 

• Indicador/Indicadores
• Evolución de proyecto vinculado al seguimiento.
• ...

Gestión de Riesgos

Opcionalmente podemos utilizar este módulo para llevar a cabo un análisis de riesgos a través de los ejes:

• Proyectos del espacio de trabajo.
• Objetivos estratégicos del mapa estratégico.

En cada caso podremos llevar a cabo:

• La identificación de peligros
• La evaluación del riesgo que conllevan a partir de una tabla de criterios definida para ello.
• Las posibles medidas preventivas y plan de control a tener en cuenta.
• Acciones específicas para evitar o gestionar el nivel de riesgo.

Gestión de Expedientes

Con la gestión de expedientes tendremos varias opciones:

• Si queremos tener circuitos de workflow vinculados a tareas de la planificación estratégica
• Si queremos tener circuitos de workflow vinculados a tareas de todos o algunos de los proyectos
• Si queremos gestionar las incidencias que puedan surgir en los proyectos estratégicos a través de una sistemática de gestión con workflow.
• Si queremos gestionar sistemáticamente las acciones específicas resultantes de la toma de decisiones ante el análisis de riesgos, tanto de proyectos estratégicos como de los objetivos estratégicos.

 

Solicitar Asesoramiento Gratuito o Contratar