Organización y personas

Con este módulo podremos describir y gestionar la organización de las personas en nuestra empresa, se cual fuere nuestro enfoque organizativo.

Para llevar a cabo la descripción de nuestra organización dispondremos de diferentes elementos:

Organigrama:

Podemos realizar una representación de la estructura de administración de las personas de la empresa, en las que podremos enmarcarlas.
Podremos tener un organigrama general o más de uno según circunstancias.
Podremos relacionar entre sí los diferentes organigramas para crear estructuras más complejas.
Posiciones del organigrama: las posiciones describen los puestos de trabajo especificados. Tenemos la siguiente información:
- Definición y requisitos básicos para ocupar la posición.
- Atribuciones en los diferentes procesos a través de la asignación de roles y niveles de responsabilidad.
- Competencias y niveles de competencias requeridas / preferibles en la posición.
- Requisitos de acogida / despedida para las personas que tengan asignada esta posición.
- Dependencias con otras posiciones, ya sean del propio organigrama o de otros organigramas.
Para asgnar las personas a los puestos de trabajo, utilizamos el concepto de contrato.

Podemos realizar una representación horizontal de la organización de nuestras operaciones y las responsabilidades asociadas a cada paso del flujo.
Podremos tener un mapa de procesos general o más de uno según circunstancias.
Fichas de proceso: representamos su alcance (entradas, salidas, directrices, recursos), su control (puntos de control, indicadores), su desarrollo (etapas / activiades por etapa / entradas y salidas de cada actividad y sus responsabilidades / diagrama de flujo asociado).
Relaciones entre diferentes fichas de procesos para detallar subprocesos con el número de niveles que se requieran.
Posiblidad de vincular conceptos de gestión a cada elemento del proceso (entradas , salidas, recursos, ...)

Son los las definiciones y descripciones de elementos clave en los que se sustenta la organización.
Pueden tener diferente naturaleza, aunque cada vez más, se van haciendo cada vez más complejos y se suelen sustentar en aplicaciones informáticas que van mucho más allá que un simple registro documental.
Con ellas normalizamos y explicamos funcionamientos de aplicaciones, o de documentos, con sus diferentes estados y significados, el uso de sus formularios, en qué casos registramos una u otra información y qué reglas se aplican.
Ejemplos: Un pedido y su ciclo incorporando el albarán y la factura. Un proyecto con su ciclo de vida y una clara definición de cómo queda representada la información conforme avanza la gestión, ...

Definimos los indicadores de forma centralizada para poderlos asignar a los procesos.
También podemos vincular estos indicadores con objetivos si tenemos el módulo correspondiente.
Los podemos utilizar para planificar y gestionar el negocio.

Tenemos las fichas de personas en sus diferentes estados: potenciales, de alta y de baja.
Tenemos la información detallada de sus competencias y nivel de competencia.
Disponemos de toda la información vinculada a la ficha de la persona:
- Selección: expedientes de selección para una determinada posición. Puede ser por incorporación a la empresa o por posible incorporación a una nueva posición.
- Formación: en el expediente constan todos los registros fruto de participación en acciones formativas y su correspondiente evaluación.
- Expedientes de Evaluación: si realizamos evaluaciones periódicas de las personas.

Gestión por procesos para una certificación ISO9001, detallando todos los aspectos del proceso y reduciendo sustancialmente las necesidades de documentación de procedimientos.
Representación y difusión de la organización de una empresa: organigramas, procesos, indicadores, conceptos de gestión, ...