Organización y personas
Con este módulo podremos describir y gestionar la organización de las personas en nuestra empresa, se cual fuere nuestro enfoque organizativo.
Para llevar a cabo la descripción de nuestra organización dispondremos de diferentes elementos:
Organigrama:
- Podemos realizar una representación de la estructura de administración de las personas de la empresa, en las que podremos enmarcarlas.
- Podremos tener un organigrama general o más de uno según circunstancias.
- Podremos relacionar entre sí los diferentes organigramas para crear estructuras más complejas.
- Posiciones del organigrama: las posiciones describen los puestos de trabajo especificados. Tenemos la siguiente información:
- Definición y requisitos básicos para ocupar la posición.
- Atribuciones en los diferentes procesos a través de la asignación de roles y niveles de responsabilidad.
- Competencias y niveles de competencias requeridas / preferibles en la posición.
- Requisitos de acogida / despedida para las personas que tengan asignada esta posición.
- Dependencias con otras posiciones, ya sean del propio organigrama o de otros organigramas.
- Para asgnar las personas a los puestos de trabajo, utilizamos el concepto de contrato. Tendremos dos tipos:
- Contratos simplificados: simplemente nos permiten, de forma manual, asignar la persona al puesto de trabajo o registrar su baja.
- Contratos: resultado de todo el ciclo de contratación, renovación, suspensiones temporales o bajas de las personas que reflejan entre otros datos, su posición en el organigrama.
Mapa de Procesos:
- Podemos realizar una representación horizontal de la organización de nuestras operaciones y las responsabilidades asociadas a cada paso del flujo.
- Podremos tener un mapa de procesos general o más de uno según circunstancias.
- Fichas de proceso: representamos su alcance (entradas, salidas, directrices, recursos), su control (puntos de control, indicadores), su desarrollo (etapas / activiades por etapa / entradas y salidas de cada actividad y sus responsabilidades / diagrama de flujo asociado).
- Relaciones entre diferentes fichas de procesos para detallar subprocesos con el número de niveles que se requieran.
- Posiblidad de vincular conceptos de gestión a cada elemento del proceso (entradas , salidas, recursos, ...)
Conceptos de Gestión:
- Son los las definiciones y descripciones de elementos clave en los que se sustenta la organización.
- Pueden tener diferente naturaleza, aunque cada vez más, se van haciendo cada vez más complejos y se suelen sustentar en aplicaciones informáticas que van mucho más allá que un simple registro documental.
- Con ellas normalizamos y explicamos funcionamientos de aplicaciones, o de documentos, con sus diferentes estados y significados, el uso de sus formularios, en qué casos registramos una u otra información y qué reglas se aplican.
- Ejemplos: Un pedido y su ciclo incorporando el albarán y la factura. Un proyecto con su ciclo de vida y una clara definición de cómo queda representada la información conforme avanza la gestión, ...
Indicadores:
- Definimos los indicadores de forma centralizada para poderlos asignar a los procesos.
- También podemos vincular estos indicadores con objetivos si tenemos el módulo correspondiente.
- Los podemos utilizar para planificar y gestionar el negocio.
Personas:
- Tenemos las fichas de personas en sus diferentes estados: potenciales, de alta y de baja.
- Tenemos la información detallada de sus competencias y nivel de competencia.
- Disponemos de toda la información vinculada a la ficha de la persona:
- Pre-encaje: para poder buscar por los currículos de potenciales y personal de alta a partir de una pre-clasificación básica de encaje.
- Selección: expedientes de selección para una determinada posición. Puede ser por incorporación a la empresa o por posible incorporación a una nueva posición.
- Contratación: tenemos el historial de "contratación", ya se a través de "contratos simplificados" para definir cambios de posición manuales o el historial de contratación con sus altas, bajas, prórrogas, suspensiones, de contratos laborales.
- Formación: en el expediente constan todos los registros fruto de participación en acciones formativas y su correspondiente evaluación.
- Expedientes de Evaluación: si realizamos evaluaciones periódicas de las personas.
- Calendarios laborales: con la información de ILT, vacaciones, etc.
- Registros horarios: a través de la gestión de registro horario o por incorporación de información de control de presencia externo.
- Cuentas de puntos sociales: para recibir reconocimientos 360º procedentes de todos los ámbitos de la empresa.
- Información salarial y familiar: restringida y protegida.
- Disponemos de funcionalidades para gestionar todo el flujo de información asociada a la ficha con sendos módulos de pre-selección, selección, contratación, gestión de calendarios y programación de horarios, control de presencia y gestión de puntos sociales.
Ejemplos de uso:
- Gestión de los Recursos Humanos de una empresa, tanto centralizadamente en el departamento de Personal como descentralizada con participación de los diferentes mandos intermedios y personas contratadas.
- Gestión por procesos para una certificación ISO9001, detallando todos los aspectos del proceso y reduciendo sustancialmente las necesidades de documentación de procedimientos.
- Representación y difusión de la organización de una empresa: organigramas, procesos, indicadores, conceptos de gestión, ...
