Vamos a definir los datos del ejemplo: En nuestra empresa vamos a construir un almacén en una de nuestras tiendas, la tienda de Teruel, con el siguiente plan de trabajo:
- Debemos estudiar las necesidades de espacio, ya que, el proyecto viene a partir de una necesidad de atender mejor los clientes de la zona y se determina que los productos A+ y A deben estar en la tienda para un rápido servicio.
- Realizaremos la correspondiente legalización de la tienda, las reformas correspondientes en la misma y el acondicionamiento del almacén.
- Vamos a llevar la gestión y el control económico del proyecto, que desconocemos inicialmente.
Para llevar a cabo el proyecto designamos el siguiente equipo:
- Responsable del proyecto: el Responsable de la tienda.
- Eqipo de proyecto: consultor externo logística, departamento ingeniería, empresa de construcción, empresa suministro estanterías, logística interna.
¿Cómo gestionamos el trabajo en acompalia?
Utilizaremos Espacios de trabajo como recurso para llevar a cabo el núcleo del trabajo.
Tenemos las siguientes ventajas:
- En la nube: podemos compartir la información con cualquier dispositivo y en cualquier lugar.
- Podemos llevar a cabo todas las actividades: planificación, asignaciones de tareas, reporting de horas, progreso, gestión de incidencias de forma sencilla y coordinando nuestro equipo interno y los participantes externos.
- Los participantes disponen de toda la información para gestionar el proyecto, sin renunciar, en ningún caso, al nivel de seguridad que nos exijamos.
- Podemos utilizar la experiencia generando una "plantilla" para futuros proyectos parecidos.
Desarrollo del ejemplo
| Configuración de Carpetas de Espacios de Trabajo |
- Damos de alta la carpeta con Nombre: Inversión en Tiendas.
- Activamos: proyectos, Documentación.
- Autorizamos a Logística como gestor de la carpeta.
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| Configuración de un Espacio de Trabajo |
- Logística crea un espacio de trabajo dentro de la carpeta de Proyectos de Inversión de Tiendas: Ampliación Tienda Teruel.
- Creamos los diferentes equipos:
- Estudio Logístico: abrimos usuario para consultora externa y para Logística de Central.
- Responsable Proyecto: ponemos en el equipo al Responsable de la Tienda.
- Construcción: abrimos usuarios para las personas de la empresa de construcción (jefe de obra, administrativo de obra).
- Ingeniería Grupo: personas que participarán en el proyecto del departamento de ingeniería.
- Logística Interna: personas que se encargarán de abastecer el almacén del departamento de logística.
- Establecemos los siguientes grupos de tareas:
- Creamos grupos para visualizar el proyecto por equipos.
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| Creación y configuración del proyecto |
- Configuramos el proyecto con las siguientes características:
- Representante del cliente: logística
- Gestor del Proyecto: Responsable de Tienda
- Estado: En Curso
- Fecha Apertura: fecha Inicio.
- Grupos de Planificación: establecemos cada una de las fases-
- Estudio rotaciones A y A+. Definición Necesidades y Layout.
- Proyecto Básico
- Proyecto Ejecutivo
- Ejecución Obra
- Instalaciones Almacén
- Instalación Elementos de Manutención
- Suministro y colocación del stock de partida.
- Lanzamiento del proyecto.
- Tareas: planificamos detalladamente cada tarea asignándola a grupo de tareas y fase. Especificamos que vamos a realizar reporting de las diferentes tareas, su equipo responsable o usuario responsable, fechas previstas de inicio/fin o tiempo previsto y unidades de obra previstas.
- Método de cálculo del progreso: según unidades de obra reportadas.
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| Configuración de la estructura documental del proyecto |
- Definimos carpetas:
- Estudios
- Presupuestos Industriales
- Actas de Seguimiento
- Planos
- Recursos Informáticos
- Elementos de Manutención
- Plan de Seguridad
- Registros de Coordinación Empresarial
- Otros Documentos
- Se pueden restringir algunas carpetas.
- Definimos Tipos de Documentos:
- Entregable
- Acta
- Plano
- Ficha Técnica
- Procedimiento
- Presupuesto
- Presupuesto Aceptado
- Documento
- Los Presupuestos solamente los puede ver el Responsable de Proyecto, los presupuestos aceptado están a disposición de todo el mundo.
- Los Planos, Fichas Técnicas, procedimientos, actas y documentos están a disposición de todo el equipo del proyecto.
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| Actividades del Responsable del Proyecto |
- El responsable del proyecto realiza la planificación y activa las tareas para que estén disponibles para los participantes a efectos de visualización del proyecto, de sus actividades y de reporting.
- Establece los costes de cada tarea para su correcta contabilización en base a tarifas.
- Realiza briefing del proyecto y reuniones de seguimiento con el equipo y externos según planificación del proyecto y confecciona las diferentes actas, que se distribuyen a partir de su compartición en la carpeta correspondiente.
- Recibe los entregables de la empresa de consultoría.
- Recibe el anteproyecto, proyecto básico de ingeniería y la revisa hasta su aprobación.
- Recibe el proyecto ejecutivo y pide presupuestos a los diferentes industriales. A medida que los recibe los va guardando en las carpetas de presupuestos.
- Realiza la evaluación del los presupuestos recibidos, toma decisiones de aceptación y cambia el documento de presupuesto a presupuesto aceptado, añadiendo al mismo el correspondiente contrato firmado.
- En caso de incidencias registra las mismas y determina cómo se va a realizar su resolución. No utiliza las posibilidades de workflow de gestión de incidencias de la plataforma. Las gestiona en sus reuniones de trabajo y las gestiona a través del registro en el propio proyecto, en el apartado de gestión de incidencias.
- Supervisa que la documentación entregable esté a tiempo en las corresondientes carpetas y vinculadas a las tareas de proyecto que representan cada hito.
- Realiza los cálculos de coste y avance en cada período y analiza y gestiona posibles desviaciones, tanto en plazo como en coste.
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| Actividades del equipo de proyecto |
- Los miembros del equipo de proyecto reciben sus tareas asignadas y reportan su dedicación contra las mismas a medida que las van ejecutando.
- Participan en las reuniones de proyecto y utilizan los documentos de las carpetas a las que tienen acceso y van añadiendo documentos en las mismas a medida que avanza el proyecto.
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| El cliente interno del proyecto |
- El cliente interno del proyecto aprueba el plan y el alcance del proyecto.
- Tiene a su disposición toda la información y documentación del proyecto asignada al mismo.
- Toma las decisiones a propuesta del responsable del proyecto, ante incidencias que impacten en el alcance, el plazo o el coste.
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