Tenemos un grupo de mejora de calidad de una línea de fabricación de pan de molde, establecido regularmente.
Este grupo está compuesto por:
- Un técnico de calidad.
- Un responsable de turno.
- Dos operarios senior.
Trabajan sobre:
- Incidencias de la semana.
- Problemas extraídos del análisis de reclamaciones de clientes.
- Iniciativas de disminución del desperdicio en las operaciones.
Para ello, se reúnen todos los lunes para evaluar las incidencias de producción de la semana anterior y los viernes para determinar acciones de mejora y para realizar el seguimiento de las que tienen en curso.
El Jefe de Producción asigna los recursos y aprueba las iniciativas que presentan.
El técnico de calidad se encarga de la formalización.
El equipo se auto-organiza.
¿Cómo gestionamos el trabajo en acompalia?
Utilizaremos Espacios de trabajo como recurso para llevar a cabo el núcleo del trabajo.
También Expedientes de Trabajo, para coordinarse con otras áreas no involucradas en el espacio de trabajo, pero necesarias para resolver problemas o poner en funcionamiento iniciativas.
Tenemos las siguientes ventajas:
- En la nube: podemos compartir la información con cualquier dispositivo y en cualquier lugar.
- Podemos llegar a todo tipo de colaboradores: del grupo de trabajo, de la organización, colaboradores externos.
- Los participantes disponen de toda la información para gestionar el proyecto, sin renunciar, en ningún caso, al nivel de seguridad que se exija.
- El sistema coordina a través de workflow las intervenciones externas al grupo y a la vez, formaliza toda la comunicación con los mismos.
Desarrollo del ejemplo
| Configuración de Carpetas de Espacios de Trabajo |
- Damos de alta la carpeta con Nombre: Mejora de Calidad
- Activamos: Tareas y Documentación, no trabajaremos con proyectos.
- Responsable de Calidad gestiona esta carpeta.
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| Configuración de un Espacio de Trabajo |
- Responsable de Calidad crea un espacio de trabajo dentro de la carpeta de Mejora de Calidad: Línea pan de molde.
- Creamos el equipo:
- Mejora Línea pan de molde: y asignamos los usuarios correspondientes al equipo.
- En cuanto a los grupos de tareas, un grupo para cada iniciativa que pongamos en funcionamiento.
- Vamos a establecer lotes de tareas que puedan finalizarse en una semana. No pasaremos ninguna de pendiente de iniciar a En curso hasta haber finalizado las que estén En curso.
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| Configuración de la estructura documental |
- Definimos carpetas:
- Estudios
- Presupuestos
- Actas de Seguimiento
- Otros Documentos
- Definimos Tipos de Documentos:
- Entregable
- Acta
- Plano
- Ficha Técnica
- Procedimiento
- Idea de Mejora
- Presupuesto
- Documento
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| Actividades del grupo de trabajo |
- La documentación resultante de las reuniones de lunes y viernes se van coleccionando en las diferentes carpetas, normalmente documentos de acta o de ideas de mejora.
- Las tareas se asignan a cada uno de los participantes o al equipo completo, en lotes de trabajo asumibles en una semana:
- Las tareas pendientes de iniciar estarán en estado de Programada.
- Las tareas en curso, estarán en estado de Abierta
- Las tareas finalizadas, estarán en estado de Cerrada.
- No se reportará la dedicación. Ésta se comentará en las reuniones de seguimiento y, en caso de que sea relevante, constará en acta.
- Cuando sea necesario implicar a una persona externa, en la carpeta de tareas, especificamos la carpeta de expedientes vinculada a la tarea. En ella abrimos expedientes con la configuración de workflow que establezcan un gestor del expediente.
- El gestor del expediente será un miembro del equipo o una persona externa, que tendrá conocimiento suficiente para resolver el expediente o bien podrá asignar tareas a otros usuarios para su resolución.
- A través de los mecanismos de información alrededor del expediente, tambíen podrá pedir informaciones a cualquier persona de la organización, a los miembros del equipo de mejora o proveedores, clientes o cualquier colaborador externo.
- Toda la documentación queda vinculada al expediente.
- Ejemplos:
- Realizar seguimiento en un cliente por parte del responsable de la cuenta.
- Este responsable de la cuenta, pide información al responsable de calidad de una cadena de distribución a través del mismo expediente.
- También pide que un comercial realice una visita de seguimiento de los cambios en la corteza del pan, para analizar el impacto percibido por el cliente.
- Toda la documentación de mejora queda archivada en el espacio de trabajo, a disposición del equipo. Esta documentación se puede archivar en carpetas por temática y podrá ser consultada por carpeta, por tarea o por tipo de documento.
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