Reclamaciones a Proveedor

Registramos incidencias de proveedor desde:

Almacén
Ventas
Atención al cliente

El Gestor de compras se encarga de la interlocución con el proveedor para solucionar los problemas:

Pide abonos
Reposición de mercancías
Planes de Mejora en su gestión

¿Cómo gestionamos el trabajo en acompalia?

Trabajaremos, fundamentalmente con el módulo de Expedientes de Trabajo. Cada caso será un expediente que tendrá su ciclo de gestión y las actuaciones y comunicación alrededor registradas.

Podremos utilizar el módulo de Gestión de Formularios para recoger información de forma ordenada.

Tenemos las siguientes ventajas:

En la nube: podemos compartir la información con cualquier dispositivo y en cualquier lugar.
Podemos llegar a todo tipo de colaboradores: del grupo de trabajo, de la organización, colaboradores externos.
Los participantes disponen de toda la información para gestionar el caso.
El sistema coordina a través de workflow todas las intervenciones y traza toda la información del caso.
Podemos establecer un sistema de codificación de causas y de cualificaciones que nos permitirán un análisis estadístico posterior.

Desarrollo del ejemplo

Configuración de Carpetas de Expedientes	Damos de alta una nueva carpeta de expedientes: Reclamaciones a Proveedores Configuramos las calificaciones: Petición Abono Reposición de Material Reparación en Garantía Mejora Procedimientos Otros Configuramos catálogo de causas: Errores en Pedidos. Material en mal estado Fuera de especificaciones Fuera de plazo No Incidencia. Otros. Establecemos gravedades: Alta Media Baja N/A Y prioridades: Alta Media Baja Tipos de Expediente: Conectamos con tabla de proveedores. Formularios: Formulario para recogida de defectos en las actividades Formulario donde se identifica la factura, los albaranes objeto de reclamación y donde se incluyen fotografías de los productos para añadir en la comunicación con el proveedor. Formulario de propuesta de acción de mejora para que lo conteste el proveedor. Seguridad: Creamos grupo de iniciadores de expediente donde tendremos los usuarios de almacén, Ventas y Atención al cliente. Como gestor siempre tendremos configurado el departamento de compras. El gestor devolverá al iniciador el expediente para su cierre ...
Departamentos Iniciadores	Abre un expediente por caso en estado borrador. Toma notas del problema que se ha producido, atribuido al proveedor. Añade toda la documentación que considere oportuna. Pasa el expediente a En Curso.
El gestor asignado	En su escritorio tendrá todos los expedientes pendientes de gestionar que le han llegado a través de workflow. Para su resolución podrá optar por realizar las gestiones personalmente o por asignar tareas a otras personas o una combinación de ambas. En caso de errores de producto, en la acción, incluirá el formulario de recogida de defectos como obligatorio para que la persona que realiza la acción lo rellene. Procederá a calificar el expediente: asignará la cualificación, la gravedad, la prioridad, y realizará las anotaciones oportunas sobre esta cualificación. Podrá asignar tareas a cualquier persona de la empresa, las cuales, podrá planificar, enviar por workflow, aceptar o volver a reenviar. A través de las tareas se podrán adjuntar archivos y fotografías, así como realizar anotaciones. Tendremos tantas tareas en paralelo como sean necesarias. También se podrá recabar información adicional a cualquier persona de la empresa a través de peticiones de información vinculadas al expediente. Éstas quedarán adjuntadas al expediente como parte del mismol Una vez recogida toda la información sobre el expediente, procederá a contactar con el proveedor. Para ello, utilizará la comunicación con terceros sobre el mismo expediente. Creará una comunicación externa. Escogerá como destinatario el proveedor o le abrirá ficha de contacto si es la primera vez. Añadirá el formulario donde figura la trazabilidad documental y lo rellenará si es el caso para pedir un abono. O bien incorporará el formulario de propuesta de acción de mejora para que el proveedor pueda contestar. Cuando el proveedor conteste o acceda al documento, tendremos una comunicación por correo electrónico que avisa al gestor. Éste podrá enviar nuevas comunicaciones al proveedor hasta completar el expediente. Una vez finalizadas sus gestiones y conclusiones, procederá a enviar el expediente a Pendiente de Cierre, para que vuelva a atención al cliente.
Usuario al que se asigna una actividad.	Recibe el correspondiente aviso por workflow y encuentra la actividad como pendiente en su escritorio. Si la actividad tiene fecha máxima y se sobrepasa, el sistema avisará todos los días de las tareas retrasdas pendientes de ejecutar. Podrá contestar a través de la propia tarea con anotaciones, adjuntos o fotografías adjuntas. En caso de formulario adjunto a la acción, deberá abrirlo y rellenarlo para poder cambiar el estado de la acción. Cuando se dé por terminado el trabajo, se enviará la tarea a Pendiente de Aceptación. El sistema la retornará automáticamente al gestor correspondiente.
Usuario al que se requiere información	Recibirá un aviso de petición de información y tendrá, en su escritorio, un mensaje de petición pendiente de contestación. En la petición verá, con el estilo de un correo electrónico, un asunto, un texto y podrá ver, de forma adjunta, el expediente relacionado. Sobre el mensaje podrá responder realizando anotaciones y adjuntando archivos. Al responder su respuesta quedará pendiente de aceptación por parte del emisor de la petición y se avisará a éste. El peticionario podrá aceptar la respuesta o devolverla, en un hilo de conversación, para pedir información adicional.
Proveedor	El proveedor recibirá un aviso por correo electrónico cada vez que se produzca una comunicación a través de un expediente. El mismo correo contiene un enlace y una codificación encriptada que le conducirá a un formulario web en la plataforma y le proporcionará acceso temporal mientras no conteste y según la fecha de caducidad de la comunicación introducida por el gestor del expediente. En la web podrá ver parte del expediente, la comunicación, un espacio para contestar y, si es el caso, los formularios adjuntos que deberá rellenar. No podrá hacer operativa la respuesta (no dispone del botón para hacerlo) hasta haber cumplimientado de forma satisfactoria los formularios que se le exigen. La web saldrá en el idioma configurado para este proveedor. Podrá finalizar la comunicación con el botón de respuesta.
Análsis de Información	A través del módulo de estadísticas podemos confeccionar un cuadro seleccionando los ejes de análisis al estilo de una tabla dinámica. Al procesar los exepedientes podemos visualizar estadísticas y generar gráficos con opciones de drill down para profundizar en la información. Adicionalmente, disponemos de un histórico con toda la información, sobre el que podemos configurar los campos visibles, filtros y ordenaciones y podemos realizar exportaciones de información a formato excel para su análisis fuera de la plataforma. A partir de la base de datos de cada uno de los formularios adjuntados al expediente, podemos realizar exportaciones a Excel para realizar análisis de defectos tipo, progreso de mejora, sus cualificaciones como proveedor, etc.

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