Espacios de Trabajo
El espacio de trabajo, como su nombre indica, es un entorno donde se trabaja en equipo. Este trabajo en equipo puede estar fuertemente estructurado, en forma de proyecto clásico o con una estructura más flexible para gestionar de forma ágil.
Su grado de configuración es muy elevado permitiendo cubrir la mayor parte de necesidades de una estructura líquida o una gestión ágil de proyectos.
Funcionalidades del espacio de trabajo:
- Equipos: Permite la configuración de equipos de trabajo, identificando a sus miembros y otorgando roles según las necesidades.
- Asignación de tareas: Podemos asignar tareas a los miembros de equipos o personas individuales sin necesidad de configurar proyectos. Definimos agrupaciones de tareas, con su planificación de ejecución, su estado (borrador, en curso, cerradas), asignación a personas concretas o a equipos, posibilidad de vincular las tareas a expedientes y sus parámetros de reporting.
- Reporting de tareas y su contabilidad: podemos determinar reporting para las tareas para disponer de información sobre la dedicación, el avance y el coste de las actividades, tanto de tareas del espacio de trabajo como de proyectos.
- Gestión con documentación: se abren carpetas compartidas entre equipos o terceros externos. Dentro de las carpetas adjuntamos documentos con uno o más documentos adjuntos y que podemos clasificar para determinar la visibilidad de los diferentes roles que pueden acceder al espacio de trabajo o a los proyectos. Los documentos pueden vincularse a carpetas y a cualquier elemento del proyecto o de las tareas del espacio de trabajo.
- Proyectos: podemos configurar proyectos con diferentes grados de formalidad y flexibilidad. Tenemos diferentes funciones para gestionarlos:
- Definición de proyecto: tenemos sus datos de referencia, roles de los participantes y fechas de inicio / fin previstos. También especificamos el alcance del proyecto y sus principales ítems.
- Tareas del proyecto: Las tareas del proyecto tienen la misma estructura de información que el resto de tareas del espacio de trabajo, pero se vinculan al proyecto y a agrupaciones especiales dentro del proyecto (por ejemplo: fases o hitos).
- Diagrama de Gantt: donde visualizamos las tareas y su grado de avance.
- Tarjetas de tiempo: para visualizar, revisar y aprobar el reporting realizado contra las tareas.
- Contabilidad: para visualizar costes, valor generado y desviaciones.
- Mapa de Riesgos: vinculado al módulo de gestión de riesgos.
- Plan de control del riesgos: si especificamos plan preventivo en el módulo de riesgos.
- Anotaciones de incidencias: que podremos anotar y gestionar localmente dentro del proyecto o vincular con un expediente y realizar las gestiones de resolución aprovechando las funcionalidades de este módulo.
- Expedientes vinculados al proyecto: como forma de realizar gestiones a través de las funcionalidades de este módulo dentro del proyecto.
- Documentación: vinculada al módulo de documentación del espacio de trabajo. Vinculamos documentos con el alcance, con las tareas, ....
Enfoque de uso:
- El espacio de trabajo se enfoca, fundamentalmente a trabajar en equipo de forma flexible
- Los elementos que proporciona el sistema son, fundamentalmente de uso voluntario, de manera, que podemos configurar cada caso que podamos imaginar: abrir una nueva tienda, grupos de trabajo de planificación, gestión de proyectos, ...
